junio 10, 2008
¿Es posible controlar el fraude en la empresa?
¿Es posible controlar el fraude en la empresa?
Si es posible, depende sin duda de muchos factores, algunos de los más importantes serían el énfasis en el control de sus activos, el ambiente de control de su empresa y la supervisión adecuada de sus operaciones.
A todo esto se le denomina Control Interno
Enfoque de la prevención de fraudes
El fraude puede existir en la presentación financiera o fraude por mala apropiación de los activos de la empresa.
¿Quién comete el fraude?
El fraude lo cometen en el 80% de los casos los empleados
En el 10% de los casos los proveedores
Y en el 10% de los casos los clientes
Áreas de alto riesgo o volatilidad de recursos
1.- Efectivo
2.- Inventarios
3.- Cuentas por cobrar
Condiciones del fraude
¿Qué motiva un fraude?
Siempre existe un motivo para que alguien se apropie de algo
Oportunidad
Si existe una oportunidad, alguien seguramente va a aprovecharla
(Esta variable es la única que se puede controlar razonablemente)
Falta de integridad
Falta de valores que impedirán que un individuo cometa fraude
Banderas rojas de fraude
• Negativas del personal de rotar funciones, tomar vacaciones, permanencia prolongada en el mismo puesto.
• Conductas inusuales.
• Quejas de clientes.
• Falta de documentos o registros.
• Inventarios obsoletos, inventarios perdidos.
• Cancelaciones de cuentas por cobrar.
• Partidas en conciliación sin investigar -Ajustes a cuentas periódicos.
Prevención del fraude
Presión en el trabajo: A la gente no le gusta fracasar. Los objetivos y metas establecidos por cada área deben ser reales, y por lo tanto alcanzables.
Presiones en situaciones particulares o personales del trabajador llevadas al entorno laboral.
Un individuo bajo presión tiende a realizar acciones que en situaciones normales no haría.
Control y monitoreo de operaciones
Los sistemas de control y monitoreo de operaciones permiten detectar en el análisis de datos posibles fraudes
Qué el personal conozca que se monitorea las operaciones constituye un factor psicológico para disminuir el riesgo de fraudes
Los procedimientos de control solo funcionan si el supervisor o gerente realizan su trabajo de supervisión.
Primera línea de supervisión
La gerencia operativa es la primera línea de supervisión, si la primera línea de supervisión no revisa, seguramente existe una oportunidad de fraude.
1) Si no existe la supervisión gerencial hay fraude, 2) La mejor revisión es la supervisión gerencial, 3) La mejor supervisión gerencial es la que esta documentada, 4) Si hay evidencia de supervisión el fraude es detectable.
Integridad institucional
Las políticas y procedimientos deben ser respetados desde la primera línea (dueños, accionistas, directores, gerentes)
Si la primera línea se maneja con honestidad su liderazgo se vera reflejado en las siguientes líneas de autoridad.
Áreas con mayor potencial de fraude
Efectivo y ventas por cobrar : ventas no registradas, apropiación de efectivo por falta de registro diario, autopréstamos, Devoluciones (teléfono, nombre o dirección falsa o entrega en domicilio diferente, falta de aprobación en las devoluciones)
Lapping (traslape) utilizar el dinero de para aplicar a la cuenta de otro.
Alteración de documentos, Ventas ficticias que generan comisiones, pago de comisiones duplicadas.
Fraudes con inventarios: Con mercancía dañada, canceladas y obsoletas.
Mermas, supervisar mermas y ajustes a inventarios.
Compras: Proveedores
• Compras deben ser centralizadas, gastos y costos autorizados por sucursales/ oportunidad de fraude.
• Faltantes en embarques. Abra todo-cuente todo
Empleados:
• Comprar y enviar a domicilio que no sea el de la tienda, Guías de embarque alteradas.
• Entregas de productos con características diferentes a las órdenes de compra.
• Fraudes con tarjetas de compra automática/ se deben monitorear.
• Compra de artículos que no son normales para el negocio.
• Volúmenes inusuales de insumos o productos.
• Sobornos, trato preferencial. Análisis de tendencias en precios de mercado/comparativo/considerar calidad.
• Conflicto de intereses. Negocios entre familiares o amigos que afectan a la empresa. Anales de información de la base de datos de proveedores y empleados.
Fraudes con pagos:
• Proveedores ficticios.
• Notas de crédito
• Duplicidad de pagos
• Pagos ficticios
